Dokumentation: Generér dokument – ansættelse, v2.1

I INNOMATE HR Pro ligger en handling klar til - fra en ansættelse - at generere alle mulige former for ansættelsesdokumenter: Kontrakt, tillæg, opsigelse etc.

Opsætning

Vi har valgt at handlingen startes fra en ansættelse, da denne datatype bærer alle de grundlæggende data, der skal bruges i selve ansættelsesdokumentet

Da handlingen startes fra en 'ansættelse' sættes handlingen også op herfra. Vælg Handlinger og nederst Redígér handlinger.

Her ligger den låste og deaktiverede handling sandsynligvis nederst under handlingsID-et DocGenEmp2. vælg den.

Du lander på fanen Handling.

Herfra vælger du Kopiér fra dropdownmenuen Handlinger. Husk efterfølgende at Aktiverer handlingen. Vi anbefaler også at du læser dokumentationen nederst på siden inden opsætning af handlingens parametre.

Følgende parametre skal du være særlig opmærksom på:

• Vælg periode for påmindelse. Vælges en sådan, sendes påmindelse til forfatter og godkender ved periodens udløb fra tidspunktet for formularen dannelse.
• Vælg periode for sletning af formularer. Formularer, der har været brugt i redigeringen af ansættelsesdokumentet, anbefaler vi - af GDRP-mæssige grunde - at slette efter en kort periode, f.eks. 14 dage
• Dokumentskabelon. til grund for generering af et ansættelsesdokument ligger en skabelon. Skabelonen redigeres i et html-format med mulighed for at hente teksten ind fra f.eks. et Word dokument, opsætte tabeller, punkter, grafik m.m.

Til grund for generering af et ansættelsesdokument ligger en skabelon.

Skabelonet udfyldes i vores html-editor, her er der blandt andet mulighed for hente teksten ind fra f.eks. et worddokument, opsætte tabeller, punkter, grafik m.m
Alle relevante data fra systemet kan anvendes som fletfelter, herunder også data om lønoplysninger. Læs mere herom: Lønstyring

Når du er færdig med at redigere handlingen, Kan du lave en testkørsel på dig selv eller en testperson.

Redigering af dokument

Når du starter handlingen fra en ansættelse, generes dokumentteksten ud fra skabelonen.

Som forfatter modtager du umiddelbart derefter en email med link til en formular, hvor resultatet præsenteres og kan redigeres, sammen med andre oplysninger.

Undervejs i redigeringen kan du gemme, - og senere vende tilbage til redigeringen.
Når du er færdig med redigeringen, klikker Gem og send,

Herefter det endelige dokument genereres og sendes som pdf-fil til medarbejderens filarkiv. Du modtager en email herom med link til dokumentet, hvorfra dokumentet kan sendes videre til digital signatur og til e-Boks.

Godkendelse

I handlingen er indbygget muligheden for at sende den færdigredigerede dokumenttekst til godkendelse hos medarbejderens leder eller en anden valgt godkender (direktør, HR-chef, jurist).

Du vælger om dokmententet skal godkendes ved start af handlingen. Vælg mellem Leder godkender eller Anden godkender.

Godkenderen modtager herefter et link til formularen, med mulighed for at læse dokumentteksten og angive kommentarer med f.eks. ønsker om rettelser.

Ud over at kunne gemme undervejs, har godkenderen 2 muligheder: Gem og acceptér eller Afvis.

Hvis ikke der er ønsker til rettelse vælges Gem og acceptér, hvorefter det endelige dokument genereres og gemmes som pdf-fil i medarbejderens filarkiv. Både forfatter og godkender modtager email med link til dokumentet.

Har godkenderen ønsker om rettelser, skrives de i kommentarfeltet, hvorefter der vælges Afvis. Forfatteren modtager en email herom og får herefter mulighed for at efterredigere dokumentteksten ud fra de rettelsesønsker der ligger. Hele processen gentages idet godkender igen modtager den nye tekst til godkendelse. I princippet kan den sløjfe gentages flere gange.

Overblik

Ved start af handlingen, oprettes en proces, der løbende opdateres, i takt med fremdriften i redigering af dokumentet.

Der anvendes følgende statusser

I forfatterens Dashboard vises status over processer:

Kom-godt-i-gang

Når en handling først er sat op, kan du kopiere den så mange gange du har behov for, til forskellige skabeloner til ansættelsesdokumenter.

Det er også muligt at designe workflows, hvor der fra samme handling kan vælges mellem flere skabeloner, eller valget sker automatisk ud fra ansættelsens personaletype.

Har du særlige behov, eller vil du blot i gang med at bruge handlingen Generér dokument – ansættelse, v2.1, kontakt os endelig på support@innomate.com.